Regulamento do Encontro Renal

Artigo 1º - Denominação e fins

1. O Encontro Renal é um conjunto de eventos organizado pela Sociedade Portuguesa de Nefrologia e pela APEDT, que inclui o Congresso Português de Nefrologia, Cursos Pré-Congresso (quando possível), o Congresso da APEDT, e o Congresso Luso-Brasileiro de Nefrologia (em anos específicos, alternados);

2. O Congresso Português de Nefrologia é a organização científica oficial da SPN, a qual é o seu garante.

Artigo 2º - Periodicidade e data de realização

O Encontro Renal é anual e realizar-se-á em data escolhida por deliberação da Direção da SPN.

Artigo 3º - Definição

Entende-se por imagem do Encontro Renal as imagens incluídas nos materiais gráficos, nomeadamente, cartaz, programa provisório, programa definitivo, e faixas identificadoras no local do Congresso, e nos materiais web, como é o caso do website do Congresso, Guia do Expositor online, e banners.

Artigo 4º - Responsabilidade

A imagem do Encontro Renal é da responsabilidade exclusiva da Direção da SPN.

Artigo 5º

O Encontro Renal terá a seguinte estrutura base:

1. Quarta-feira: Cursos Pré-Congresso (quando possíveis);

2. De Quinta-feira a sábado: Congresso Português de Nefrologia e Cerimónia de Entrega dos Prémios.

Artigo 6º - Cerimónia de Entrega de Prémios

A Cerimónia de Entrega de Prémios inclui os seguintes eventos:

1. Entrega de Prémios e Bolsas;

2. Entrega de Prémios para as melhores Apresentações ao Congresso nas áreas de nefrologia básica, nefrologia clínica, hemodiálise, diálise peritoneal e transplantação renal;

3. Entrega dos Prémios da Portuguese Journal of Nephrology and Hypertension;

Artigo 7º - Submissão de abstracts

1. Os abstracts são submetidos através do aplicativo de gestão de abstracts da SPN;

2. A submissão de abstracts só é aceite se um dos autores for membro de pleno direito da SPN, ou se patrocinada por um membro de pleno direito;

3. Aos abstracts submetidos é atribuído um número de submissão;

4. Após a submissão, os autores recebem de imediato a confirmação da submissão bem sucedida, através de um e-mail enviado por um sistema automático de confirmação.

Artigo 8º - Gestão dos abstracts

1. Após encerrada a plataforma de submissão de abstracts, a Direção da SPN envia os abstracts à Comissão Científica (CC) da SPN. Note-se que nenhum membro da CC pode avaliar trabalhos da sua própria instituição;

2. A Direção da SPN dispõe de 10 dias para executar a tarefa descrita no ponto 1 do presente artigo, enviando e-mail ao / à Presidente da Comissão Científica, informando que os abstracts se encontram disponíveis para votação no aplicativo de gestão de abstracts;

3. A Comissão Científica dispõe de 60 dias para avaliação e votação dos abstracts, após receber a informação descrita no anterior ponto 2;

4. Os abstracts são avaliados pelos membros da Comissão Científica do Congresso, que atribuem a cada um uma pontuação entre 0 e 20 pontos. A pontuação final de cada abstract será a média das pontuações que lhe forem atribuídas. O sistema de visualização de abstracts a que os membros da Comissão Científica têm acesso não permite a identificação dos autores ou da instituição de origem;

5. Terminada a votação, o /a Presidente da Comissão Científica envia o resultado da votação à Direção da SPN.

Artigo 9º - Organização dos abstracts

1. Os abstracts com maior votação são aceites para apresentação como comunicação oral, os seguintes como mini-oral e os de menor pontuação como poster;

2. Os abstracts com uma pontuação média inferior a 10 serão rejeitados;

3. Todos os trabalhos aceites para apresentação são agrupados de acordo com o seu conteúdo em cinco grandes áreas (nefrologia básica, nefrologia clínica, hemodiálise, diálise peritoneal, e transplantação renal) e são disponibilizados para visualização no website da SPN e na App do Congresso;

4. Os trabalhos para apresentação são renumerados sequencialmente, usando a seguinte nomenclatura:

   a) Comunicações orais - duas letras (maiúsculas) que indicam o dia da semana em que é apresentado (QU - quinta-feira, SE – sexta-feira, SA – sábado), seguido de traço separador, seguido de CO (indicativo de comunicação oral), seguido do nº sequencial com quatro dígitos na casa dos 1000 (exemplo: SE-CO1017, será uma comunicação oral apresentada na sexta-feira, a que foi atribuído o nº sequencial de apresentação de 17).

   b) Comunicações mini orais - duas letras (maiúsculas) que indicam o dia da semana em que é apresentado (QU - quinta-feira, SE – sexta-feira, SA – sábado), seguido de traço separador, seguido de MO (indicativo de comunicação mini-oral), seguido do nº sequencial com quatro dígitos na casa dos 1000 (exemplo: SE-MO1017, será uma comunicação mini-oral apresentada na sexta-feira)

   c) Posters – duas letras (maiúsculas) PO (indicativo de poster), seguido do nº sequencial com três dígitos (exemplo: PO048, será um poster, a que foi atribuído o nº sequencial de apresentação de 048).

Artigo 10º - Nomeação

1. O Presidente do Congresso, em quem é delegada a responsabilidade direta da sua organização, é proposto pela Direção e ratificado em Assembleia Geral a realizar dois anos antes daquele em que o Congresso se realiza;

2. No primeiro ano após a sua eleição, o Presidente do Congresso terá a designação de Presidente-Eleito do Congresso

Artigo 11º - Atribuições

É atribuição do Presidente do Congresso:

1. Designar a sua Comissão Organizadora;

2. Ouvir a Comissão Científica da SPN com vista à definição do Programa Científico;

3. Articular-se com a Direção da SPN para a definição do Programa Científico.

Artigo 12º - Composição

A Comissão Organizadora do Congresso é composta pelo Presidente, um Vice-Presidente, um Secretário e até oito membros.

Artigo 13º - Nomeação

A nomeação da Comissão Organizadora do Congresso é feita do seguinte modo:

1. O Presidente é nomeado pela Direção da SPN e ratificado em Assembleia Geral;

2. O Vice-Presidente, o Secretário e os até oito membros são indicados pelo Presidente do Congresso.

Artigo 14º - Atribuições

É atribuição da Comissão Organizadora:

1. Definir o Programa Científico do Congresso, ouvida a Comissão Científica e em articulação com a Direção da SPN;

2. Propor eventuais Cursos Pré Congresso (no caso de os haver);

3. Propor os nomes e fazer os convites a preletores e moderadores.

Artigo 15º - Composição

A Comissão Científica do Congresso é composta pelos membros da Comissão Científica da SPN.

Artigo 16º - Atribuições

São atribuições da Comissão Científica:

1. Classificar os trabalhos (abstracts) submetidos para apresentação ao Congresso;

2. Apoiar o Presidente do Congresso na elaboração do Programa científico.

Artigo 17º - Atribuições

São atribuições da Direcção da SPN:

1. Definir data e local do Congresso;

2. Definir estrutura do Congresso (nº de dias, horário, períodos dedicados a comunicações orais, nº de simpósios satélites e respetivo horário, entre outras atividades logísticas);

3. Definir a imagem do Congresso;

4. Tratar da parte gráfica do Congresso (cartazes, livros com o Programa científico, pastas, badges, faixas);

5. Contratar os meios audiovisuais;

6. Organizar os Cursos Pré-Congresso (no caso de os haver);

7. Aprovar o Programa científico do Congresso proposto pelo seu Presidente;

8. Tratar dos alojamentos e viagens dos preletores;

9. Receber a votação da Comissão Científica dos abstracts submetidos para apresentação ao Congresso;

10. Convocar e gerir a reunião para escolha dos itens a patrocinar pela indústria;

11. Fazer a gestão dos trabalhos aceites para apresentação no Congresso fazendo a sua distribuição pelos diferentes dias;

12. Fazer toda a gestão financeira do Congresso.

Artigo 18º - Beneficiários

A SPN só poderá fazer as seguintes ofertas a convidados:

1. Inscrição no Congresso, viagem e alojamento a preletores estrangeiros;

2. Inscrição no Congresso e alojamento a preletores nacionais, estando a oferta de viagem condicionada à existência de solicitação pelos próprios;

3. Inscrição no Congresso a moderadores.

Artigo 19º - Condições

1. Os pagamentos das viagens são feitos em classe económica para os preletores transcontinentais e europeus;

2. Não são pagos fees a preletores;

3. Não são pagas viagens ou estadias, nem são feitos quaisquer outros pagamentos, relacionados com acompanhantes.

Artigo 20º - Definição

Por item a patrocinar entende-se toda a atividade relacionada com o Congresso que tenha o patrocínio da indústria. Esta definição inclui os simpósios satélites, conferências patrocinadas, almoços-simpósio e a exposição da indústria.

Artigo 21º - Escolha dos items a patrocinar

A Sociedade Portuguesa de Nefrologia atribui às companhias expositoras um ponto por cada 500 euros investidos globalmente em atividades da SPN (atividade geral e congresso anual).

O total de pontos é somado da seguinte forma:

• Congresso SPN: são somados os pontos correspondentes às necessidades / pedidos da Companhia Expositora para o ano corrente. Estão excluídos os valores correspondentes a alojamentos, refeições dos almoços simpósio, fees e outros custos com palestrantes de espaços do programa patrocinado, assim como stands.

• Atividade geral SPN: são somados os pontos correspondentes ao investimento nas atividades da SPN no ano transato e no ano corrente.

A soma dos pontos adquiridos no Congresso SPN e Atividade geral SPN ditará a pontuação total da companhia. A escolha dos itens a patrocinar é feita em data pré-determinada e por ordem de pontuação, sendo comunicada no manual do expositor.

No caso de existir fusão ou divisão entre companhias, a nova companhia adquire a soma ou divisão dos pontos adquiridos anteriormente por cada uma delas.

Artigo 22º - Notas finais

1. A organização do Congresso deve estar de acordo com as normas emanadas da Direção e da Assembleia Geral da SPN, sendo responsabilidade do Presidente do Congresso discutir com a Direção da SPN os pormenores organizativos da reunião;

2. Os lucros líquidos do Congresso reverterão a favor da SPN.